Så läggs minimal tid på fakturering
Ett korrekt utarbetat fakturaunderlag direkt sparar tid och pengar för entreprenörerna. Då undviks både att små missar blir till stora förluster och onödiga diskussioner med kunder och underleverantörer. Arbetet med att skaffa fram underlag måste vara enkelt, översiktligt och effektivt.
Det är ingen hemlighet att små och medelstora firmor förlorar stora belopp på dåliga faktureringsrutiner och felaktiga fakturaunderlag. Ett vanligt problem är att fakturera för lite, vilket ger utslag direkt på ekonomin. Ett annat problem är att fakturera för mycket, som heller inte är bra, då det kan leda till dåligt rykte och ett problematiskt förhållande till uppdragsgivare. Viktigt är även att fakturera så tidigt som möjligt då det förbättrar likviditeten betänkligt.
Enklare och effektivare
Snickare, maskinförare, projektledare och HMS-ansvariga är några av de som dokumenterar arbetsvardagen i rapporteringssystemet SmartDok via en app på mobiltelefonen. Vad som faktureras kan variera lite beroende på vilka moduler firman har i SmartDok. Det kan exempelvis vara arbetstimmar, varuförbrukning, varuproduktion, maskintimmar, arbetslista och masstransport.
SmartDok har vid utarbetandet av fakturafunktionen fokuserat på följande:
- Översikt – Ger omedelbar översikt över vad som ska faktureras, historik och status på detta
- Enkelt arbetsflyt – Logiskt arbetsflyt gällande framskaffande, tillpassning och exportering av underlaget
- Fullständighet – För den som jobbar med underlaget över tid ska det vara enkelt att uppdatera och att försäkrar sig om att exempelvis tidsregistrering på projektet tas med under arbetets gång
- Flexibilitet – Enkelt att göra ändringar/justeringar på mängder, priser och rabatter.
– Våra kunder ska använda minimalt med tid på att utarbeta fakturaunderlag. I tillägg ska det vara flexibelt. Med detta menar vi att olika kunder önskar att fakturera olika arbeten, och detta måste kunderna själv kunna definiera, säger Tom Hugstmyr, ekonomichef hos SmartDok.
– Några fakturerar bara timmar, medan andra fakturerar varor och maskintimmar. Några önskar också att vidarefakturera körda kilometer. I tillägg måste det vara enkelt att göra ändringar/justeringar på mängder, priser och rabatter. Har man exempelvis avtalat fast pris på delar av jobbet kan man enkelt tillpassa underlaget så att det passar med avtalet. Systemet måste också fånga upp alla fakturerbara linjer så att man undgår att mista något på vägen, säger Hugstmyr avslutningsvis.
Källa: Visma SmartDok AB