Allt från lokalvård till varuleveranser läggs allt som oftast ut på externa samarbetspartners. Närhelst man behöver hitta en ny sådan samarbetspartner krävs det att man är noggrann att hitta rätt företag att arbeta med och att man skriver ett avtal som täcker alla ens behov.

Den som inte har en överblick över hela företagets verksamhet blir lätt förvånad när man får höra hur många sådana avtal som faktiskt finns aktiva under en given tid. Alla dessa avtal har olika längd och omfattning och måste förr eller senare granskas, omförhandlas, förlängas eller avslutas.

Men om man inte har en organiserad och överskådlig avtalshantering i sitt företag blir det snabbt svårt att se hur alla dessa avtal hänger ihop och se till att den som behöver får information kring de avtal man behöver. Det finns många tillfällen då en bristande hantering av företagets avtal kan ställa till med stora besvär.

Missad förlängning
Det är faktiskt vanligare än man tror att företag helt missar att ett avtal med en långvarig samarbetspartner går ut. Det kan leda till att man kommer igång allt för sent med en ny upphandlingsprocess allt för sent vilket gör att man riskerar att förlora en pålitlig samarbetspartner eller tvingas gå med på betydligt sämre villkor än om man förlängt i tid.

Avtalsbrott
Ibland fullföljer inte en av en samarbetspartner det man åtagit sig och det är i dessa fall viktigt att de som arbetar med företaget vet om att avtalet har brutits och vad för möjligheter till ersättning som det aktuella avtalet ger en. På samma sätt innebär många avtal också att det egna företaget har åtaganden och skyldigheter mot den externa partnern. Det är otroligt viktigt att alla involverade medarbetare är medvetna om dessa när beslut fattas så att man inte bryter mot avtalet vilket beroende på avtalets omfattning kan bli en kostsam historia.

Felaktiga underlag
När man letar efter en ny samarbetspartner att knyta till företaget är det viktigt att man har en god förståelse för de avtal man redan har på plats och den avtalshistorik man har sedan tidigare. Missar man det steget har man sämre information och betydligt sämre möjlighet att hitta rätt partner till rätt pris. Detta gäller oavsett om det rör en ny upphandling på ett område man tidigare haft flera olika partners på eller om det rörs sig om ett helt nytt område.

En effektiv avtalshantering är ett område som utomstående knappast tänker på men som är kritiskt för att man ska kunna bedriva en långvarig och framgångsrik företagsverksamhet. Utan de en modern och strömlinjeformad lösning på detta område kommer ens företag förr eller senare stöta på problem.