Kalkylen sitter som en smack, arbetet flyter på, men ändå gapar kontot tomt när månadens finanser ska summeras. Känner du igen dig? I anläggningssprojekt är det inte prislistan som är problem, utan det är små läckor i affärsplanen. Sena underlag, oklara ÄTA-arbeten och rapporter som inte hjälper någon inblandad överhuvudtaget.Här är tre fällor som återkommer – och hur ni stänger dem med bra ekonomi- och bokföringsrutiner, utan krångel eller säljsnack.
Order blir timmar – och timmar pengar
Första läckan uppstår ofta mellan beställning och tidrapportering. Maskintimmar, resor, bränsle, material och underentreprenörer noteras med ett “senare”, och senare betyder kostsamt, felaktig löneutbetalning, försenad fakturering, och en projektekonomi som hinner dra iväg mot skyarna innan någon hinner reagera. Därför finns det några tumregler att följa; allt som händer på plats ska in samma dag. Ett fältanpassat flöde kopplar tid, lön, fakturering och bokföring i ett svep, så att varje rad får rätt projekt, aktivitet och kostnadsställe redan vid registreringen. Med automatik för attest och avvikelser (t.ex. timmar utöver kalkyl) minskar ni handpåläggningen i redovisningen och får snabbare underlag till kundreskontra. Komplettera med foton på kvitton, e-fakturor från leverantörer och tydliga kostnadskoder.
ÄTA som inte fastnar i mejlkorgen
Den andra fällan stavas ÄTA. Här rinner både intäkter och likviditet iväg när överenskommelser är muntliga, mejlade i all hast eller saknar tydliga arbetsbeskrivningar. Lösningen är att göra såna här typer av uppdrag lättare att spåra för att undvika oförutsedda kostnader. Läs mer om hur ÄTA fungerar hos Spiris, som har all information man behöver.Upprätta en enkel rutin: skapa digital ÄTA-order med orsak, omfattning, pris per timme och kopplat projekt. Bifoga bild, märk upp plats, låt beställaren signera på skärm. När ordern är klar ska den kunna dyka upp i tidrapporteringen – så att timmar och material från fältet inte behöver tolkas i efterhand. Det innebär att intäktsprognos, budget och kassaflödesanalys uppdateras i takt med affärsutvecklingen. I bokslutet slipper ni sedan överraskningar när ÄTA:n väl faktureras.
Rapporter som bidrar till företagsekonomin, inte bara platschefen
Den tredje fällan är rapporter som fungerar i efterhand. Platschefen behöver inte 14 sidor med siffror – utan snarare tre lösningar: hur får vi ihop kalkylen, var brinner det, och vad gör vi åt det?Bygg därför upp en enkel tavla per projekt: täckningsgrad mot kalkyl, timmar maskin/man, ÄTA-status, samt kommande fakturaunderlag. Låt prognosen bygga på verkliga, attesterade underlag – inte magkänsla – och visa konsekvenser på likviditetsprognosen (t.ex. “om ÄTA X inte signas i veckan sjunker kassaflödet Y nästa månad”).Innan ni låser fast er vid nya rutiner eller verktyg är det klokt att jämföra ekonomilösning och säkerställa att tidrapportering, projekt, fakturering och bokföring faktiskt hänger ihop från dag ett. Välj helst ett upplägg där bankkoppling och integration mot Skatteverket finns på plats, så att ni sparar tid på avstämningar och automatiska verifikat. För bolag som vill skala snabbt kan ett nära samarbete med ett konsultbolag inom redovisning ge extra kapacitet i toppar – men bara om processerna i fält redan är enkla och konsekventa.Checklista att köra för smart ekonomihantering
- Inför daglig tidrapportering för alla (inkl. UE).
- Koppla kvitton, leverantörsfakturor och material till rätt projekt.
- Gör ÄTA-order digitala med signering och direktkoppling till tid/material.
- Visa platschefen tydliga nyckeltal: mot kalkyl, avvikelser, kommande fakturor.
- Säkerställ att data flödar hela vägen: fält – attest – lön/faktura – bokföring.
Med dessa fem steg blir kalkylen inte bara rätt på pappret, den syns också i det verkliga kassaflödet. När ekonomin rullar i takt med produktionen håller marginalen tempot.
BREAKING