I ett byggprojekt stäms materialleveranserna av mot beställning och följesedel. Fraktfakturan för samma leverans attesteras däremot ofta i förlitan på att uppgifterna stämmer. När vi utvecklade nShift Audit, vår programvara för kontroll av fraktfakturor, var målet att granska även den fakturan lika noggrant, rad för rad. Av Johan Hellman, Chief Product Officer på nShift
Byggmaterial kontrolleras när det kommer till arbetsplatsen. Någon jämför följesedeln med beställningen, räknar det som lastas av och kvitterar leveransen. När leverantörens faktura kommer stäms den av mot både beställningen och följesedeln.
Fraktfakturan för samma leverans hanteras ofta på ett annat sätt. Den kan komma flera veckor senare, från transportören i stället för materialleverantören, utan någon inköpsorder att stämma av mot. En fakturarad kan innehålla ett grundpris och tillägg för tidsbokad leverans, bakgavellyft, långgods eller ett andra leveransförsök för att grinden till arbetsplatsen var stängd. Den som attesterar fakturan har ofta svårt att i praktiken kontrollera raderna mot transportavtalet. Fakturan betalas då utan närmare kontroll, eller granskas bara genom stickprov.
Vår kundundersökning från 2026 visar hur vanligt det är. Över 120 företag berättade hur de kontrollerar sina fraktfakturor, och ungefär tre av fyra svarade att de gör det manuellt eller inte alls. Publicerade branschjämförelser inom fraktfakturakontroll uppskattar att överdebiteringar som går att återkräva motsvarar 3 till 7 procent av fraktkostnaderna. Vid en årlig fraktkostnad på tio miljoner kronor skulle det exempelvis motsvara 300 000 till 700 000 kronor.
Därför är byggtransporter svåra att kontrollera manuellt
Transporterna till ett byggprojekt varierar mycket. Ett och samma projekt tar emot partigods, hellaster, pallar och långgods från många leverantörer. Leveransadresserna ändras i takt med att projekten går vidare. Leveranser bokas in i bestämda tidsfönster, och planeringen kan behöva ändras när kranen är upptagen eller marken inte är förberedd.
Fakturorna varierar lika mycket som leveranserna. Transportörerna använder olika fakturaformat och benämningar på tilläggsavgifter. En enda månadsfaktura kan omfatta hundratals leveranser till flera projekt. För att kontrollera en fakturarad behövs det avtalade priset, bokningen och uppgifter om vad som faktiskt hände på arbetsplatsen. Inköpsavdelningen, transportplaneraren och personalen på arbetsplatsen har varsin del av underlaget. När fakturan ska betalas kan platschefen som hade kunnat bekräfta leveransen redan ha gått vidare till nästa projekt.
Inköpsavdelningen förhandlar fram priserna, ekonomiavdelningen betalar fakturan och kostnaden belastar projektet. Att stämma av varje fakturarad mot transportavtalet ingår sällan uttryckligen i någons ansvar.
Det här upptäcks när varje fakturarad granskas
I en jämförande studie som Journal of Commerce publicerade 2020 bland 77 transportköpare var i genomsnitt var femte fraktfaktura felaktig. De flesta fel gäller små belopp, men under en säsong med många leveranser kan summan bli stor. En stickprovskontroll kan missa felen. Följande frågor fångar de vanligaste felen:
- Var leveransen över huvud taget bokad, eller avbokades den men debiterades ändå?
- Har samma leverans debiterats två gånger, på olika fakturor eller på samma faktura?
- Stämmer den debiterade vikten med vikten i bokningen? Långgods och skrymmande gods debiteras ofta efter skrymvikt, och det är lätt att göra fel i beräkningen.
- Avser varje tillägg en tjänst som har beställts och omfattas av avtalet?
- Bygger priset på det gällande avtalet eller på ett äldre?
En del avvikelser beror på fel i bokningen. Om vikten angavs fel där kan den högre vikten på fakturan vara korrekt. Sådana avvikelser behöver redas ut innan ett krav skickas till transportören. Fakturafel kan innebära både för hög och för låg debitering.
Låt programvaran sköta kontrollen
Programvaran kan göra samma avstämning som redan görs för byggmaterialet: jämföra fakturaraden med det avtalade priset och leveransunderlaget. Varje fakturarad kopplas till den aktuella sändningen och kontrolleras mot transportavtalet. Kontrollen omfattar den bokade tjänsten, den registrerade vikten och de tillägg som får debiteras enligt avtalet.
Rader som stämmer godkänns. Avvikelserna sammanställs med orsak och belopp, med de största beloppen först. Den som granskar fakturan kan därmed lägga tiden på det som behöver utredas. Vissa bedömningar behöver fortfarande göras av en människa. Personalen på arbetsplatsen kan till exempel behöva bekräfta att ett andra leveransförsök var nödvändigt eller att leveranstiden ändrades på deras begäran.
Förbered underlagen innan den första fakturan kontrolleras
En automatiserad kontroll jämför fakturan med de underlag som finns i systemet. Se till att följande finns på plats:
- Transportavtal som systemet kan använda. Grundpriser, tillägg och tillhörande villkor i en prislista som systemet kan göra beräkningar utifrån.
- Sändningsdata för varje leverans. Vad som bokades, till vilken arbetsplats, med vilken vikt och vilken transporttjänst.
- En ansvarig för varje krav på justering. Vem som följer upp med transportören, inom vilken tid och hur kreditfakturan stäms av mot den ursprungliga debiteringen.
nShifts engelskspråkiga checklista inför kontroll av fraktfakturor går igenom varje punkt närmare.
Så fungerar kontrollen i nShift Audit
Med nShift Audit, vår programvara för kontroll av fraktfakturor, granskas varje fakturarad. Fakturorna läses in i det format de kommer i: PDF, CSV, Excel, XML eller EDI. Varje rad genomgår sju kontroller. Utöver de fem frågorna ovan kontrolleras om leveransen kom fram och om den uppfyllde den avtalade servicenivån. För varje rad där en avvikelse upptäcks ges en skriftlig förklaring. Små avvikelser under ett tröskelvärde som du själv anger kan godkännas automatiskt.
Korrekta fakturarader kan betalas i tid medan de som ifrågasätts hanteras separat, med sändningsunderlaget bifogat. I ett inspelat webbinarium på 30 minuter går våra experter igenom en verklig, anonymiserad transportörsfaktura, från uppladdning till krav på justering.
Audit kontrollerar leveranser från den dag tjänsten aktiveras, med hjälp av sändningsdata i nShift Portal. Leveranser som bokas via nShift finns redan där. Uppgifter om övriga leveranser kan föras över från dina egna system via nShifts API. För att kontrollera priser och tillägg behöver de avtalade priserna vara inlagda. Övriga kontroller kan göras utan dem.
När fakturorna är kontrollerade kan du se vilka projekt som belastas med kostnader för nya leveransförsök och tillägg för tidsbokade leveranser. Det ger ett underlag för att se över leveransplaneringen på de berörda arbetsplatserna. Om frakten debiteras beställaren till självkostnad med ett avtalat påslag finns både bokningen och avtalet som underlag för varje kontrollerad fakturarad när beställaren vill veta vad kostnaden avser.
Om författaren
Johan Hellman är Chief Product Officer på nShift och ansvarar för produktstrategi och utveckling för nShifts leveransplattform. Han har mer än 15 års erfarenhet av logistik, frakt, tredjepartslogistik, transportstyrning och transportörshantering. nShift är globalt ledande inom lösningar för frakthantering med flera transportörer och leveransupplevelser. Plattformen är ansluten till över 1 000 transportörer och har stöd för över en miljard sändningar per år.
BREAKING