Med en EDI-løsning fra Evenex har Matas optimeret en lang række af deres samhandelsprocesser med flere hundrede af deres leverandører. For Matas er resultatet lavere omkostninger gennem færre fejl og automatisk fakturamatch kombineret med, bedre kundeservice og ultimativt mere tid til at koncentrere sig om kerneforretningen.

Matas har siden begyndelsen af årtusindskiftet arbejdet med at indføre EDI. I de første 10 år blev projektet drevet internt, men i 2010 valgte materialistkæden at sætte ekstra fokus på den elektroniske samhandel med deres mange leverandører. ”Vi har vores egen IT-udviklingsafdeling, som udmærket er i stand til at udvikle
avancerede IT-løsninger. Dog er vi ikke eksperter i EDI-løsninger. Da vi i 2010 besluttede at gøre et mere seriøst forsøg på at digitalisere samhandlen med vores leverandører, var det naturligt at spørge de bedste udbydere på markedet, ” fortæller Business Support Manager i Matas, Jacob Sand.

Matas bad fem leverandører give deres bud på opgaven, og i sidste ende faldt valget på Evenex, fordi man hos Matas mente, at ekspertisen her var størst. ”Evenex er en stor og veletableret virksomhed med primært fokus på EDI. Men det som for alvor gjorde forskellen til Evenex fordel var, at de er i stand til at håndtere varestamdata og tilbyder en af markedets bredeste erfaringsbaser,” fortæller Jacob Sand.

Alle leverandører på Matas-kæden er i dag ejet af kapitalfonden CVC Capital Partner, og består af knap 300 Matas forretninger i Danmark, hvoraf 36 butikker er selv-ejede og selv styrer deres ordrer. Alle butikker modtager deres varer fra cirka 250 leverandører. Alle leverancer styres fra Matas centralkontor i udkanten af København. ”Vi har både store og små leverandører, og det siger sig selv, at håndteringen af flere hundrede leverandører ikke er nogen enkelt sag. Det kan have katastrofale følger, hvis en eller flere varer pludselig mangler i længere tid på butikkernes hylder. Vi har derfor i de sidste mange år kigget på muligheden for at effektivisere samhandlen med alle leverandører,” fortæller Jacob Sand.

I første fase af EDI-projektet valgte Matas at fokusere på de 20 største leverandører. I dag er næsten alle leverandører koblet på Matas EDI-løsning fra Evenex, og planen er, at de sidste inden længe følger efter. ”Vores EDI-projekt har fokus på fem dokumenter. De tre er allerede digitaliseret; ordredokumenter, fakturaer og følgesedler. I øjeblikket arbejder vi på at sætte strøm til vores vare-stamdatadokument og vores ordrebekræftelse,” siger Jacob Sand.

Uafhængig af digitale formater
”Med vores Evenex’ EDI-løsning har vi fået en garanti for, at alle nøgleinformationer bliver udfyldt af begge parter. Vi har således fået et standardiseret informations flow med automatisk fakturamatch. Derudover er den helt store fordel, at vores kommunikation til Evenex’ EDI-system er upåvirket af, hvilke digitale formater vores leverandører anvender. Evenex sørger for det hele, så vi ikke selv behøver at kode særlige løsninger,” siger Jacob Sand.

Via Evenex’ EDI-integrationsmodul sender og modtager Matas fakturaer og indkøbsrekvisitioner fra deres ERP-system til de forskellige leverandører, uden at skulle bekymre sig om, hvilket digitalt format eller dokumentstandard leverandøren bruger. Evenex’ løsning understøtter en bred vifte af standarddokumenter og formater, herunder EDIFACT, XML, CSV og OIOUBL. Matas har ikke lavet egentlige beregninger på den økonomiske effekt, af de besparelser, som EDI-løsningen skaber, men Jacob Sand udtrykker stor tilfredshed med værdien af løsningen. ”Som så mange andre virksomheder bliver vi hos Matas hele tiden mødt med stigende ønske om at reducere vores omkostninger gennem øget effektivitet. Efter at have digitaliseret de manuelle ordre- og faktureringsprocesser har vi optimeret mange af processerne i vores bogholderi. Bare det at kunne lave automatisk fakturamatch har frigivet værdifuld tid til andet mere
forretningskritisk arbejde,” siger Jacob Sand.

Han fortæller også, at en sidegevinst ved EDI-projektet er, at Matas har fået strammet op om en række interne arbejdsgange og -procedurer.

Godt og konstruktivt samarbejde
Der var en lidt turbulent start på projektet i 2010, hvor der var behov for at gentænke projektet fra alle parters side. Det resulterede i et par tilpasninger i projektgruppen, og i dag er Jacob Sand ikke nervøs for at betegne samarbejdet med Evenex som givtigt og godt.”Jeg er sikker på, at vi både internt i Matas og Evenex har lært noget undervejs. I dag har vi et solidt samarbejde, som er baseret på god faglig sparring og saglighed,” siger Jacob Sand.

”Jeg betragter Evenex som en samarbejdspartner og ikke bare en leverandør. Evenex forstår at kigge på vores EDI-projekt fra mange forskellige vinkler, så vi på den måde sikrer en vedvarende fremdrift. Vi mødes løbende med Evenex, og sikrer dermed, at projektet følger planen. Vores kontor ligger ikke langt fra Evenex’s kontor og projektlederen fra Evenex er på besøg hos os cirka en gang om ugen. Det synes jeg er god kundeservice og -pleje,” fortsætter han. Matas forventer, at EDI-projektet inden længe går over i normal drift, men projekterne stopper ikke her. ”I øjeblikket kigger vi på muligheden for at få vores omkostningsleverandører, f.eks. de vinduespudsere, og elektrikere som servicerer vores butikker, integreret i vores EDI-løsning. På dette område har Evenex også stor erfaring, og vi tror og håber, at det vil være et naturligt næste skridt i vores digitaliseringsproces,” siger Jacob Sand.


Udfordring
• Manuel håndtering af fakturaer og ordrer
• Omkostningstung håndtering af fakturaer
• Svingende datakvalitet
• Høje transaktionsomkostninger ved udveksling af papirdokumenter

Løsning
• EDI-løsning fra Evenex
• Digitalisering af relationen mellem DT Group og leverandører
• Automatisering og digitalisering af fakturahåndtering Fleksibel og fremtidssikker løsning

Resultat
• Automatisk håndtering af fakturaer
• Tidsbesparelser og nedbringelse af omkostninger
• Forenklet arbejdsgang
• Færre fejlkilder
• Øget kundeservice og kundeloyalitet


MERE INFO
www.highjump.com/da/solutions/b2bi-dk
infodk@highjump.com